Procesoptimalisatie houdt in dat je continu je bedrijfsproces verbetert. Hierdoor worden je processen efficiënter en effectiever – en dat wil jij. Zo kan je beter aansluiten en voldoen aan de wensen en behoeften van de klant. Ook voorkom je tijdsverspilling en dat gaat gepaard met financiële voordelen. Er zijn drie soorten bedrijfsprocessen:
- Primaire processen
- Besturende processen
- Ondersteunende processen
Hierboven zijn het drietal bedrijfsprocessen te zien. Het eerste bedrijfsproces is het primaire proces – ofwel kern- of operationele processen – zijn echt alle activiteiten waarvan de output direct bijdraagt aan het resultaat voor de klant. Dit primaire proces vormt het bestaansrecht van een organisatie.
Het tweede proces is het besturende proces – ofwel managementproces. Dit zijn activiteiten zoals: plannen, controleren, evalueren en bijsturen. Besturende processen.
De derde en laatste is het ondersteunde proces – ofwel resourcemanagement. Ondersteunende processen focussen op het leveren van mensen en middelen aan alle processen. Beetje HR-achtig dus.
Inhoudsopgave
Weet dat verbetering een continu proces is
Verbeteren doe je niet voor even, maar voor het leven. We leven nou eenmaal in een tijd waar alles snel veranderd. Dat brengt voor- en nadelen met zich mee. Zorg daarom dat je een wekelijks – of eens in de twee weken – met een stuurgroep overlegt over de stand van zaken. Leg het proces op tafel en kijk waar zowel de verbeterpunten op korte- als lange termijn liggen.
Zorg ervoor dat lange termijn verbeteringen niet te complex zijn en altijd flexibel zullen zijn. Een nieuw systeem programmeren in Pascal of COBOL is bijvoorbeeld niet echt een aanrader. Nieuwe en flitsende methoden – zoals Docker – zijn hierbij je vriend. Daarnaast is het belangrijk dat je onder andere je customer journey goed op orde hebt.
Hoe verbeter je het bedrijfsproces van je organisatie
Als alle bedrijfsprocessen in kaart zijn gebracht, kunnen we beginnen met de eliminatie. Hierbij hallen we alles weg wat overbodig is. Bijvoorbeeld als een document door 6 man moet worden nagekeken voordat deze goedgekeurd wordt. Vraag jezelf altijd af of het proces waarde toevoegt aan je product of dienst.
Daarna is het handig om eens je huidige workflows – ofwel een voorgedefinieerde en herhaalbaar werkpatroon binnen een organisatie – onder de loep te nemen. Ook is het aangeraden om je technologie en processen vaak te updaten. Denk bijvoorbeeld aan je planningssoftware als je deze lokaal draait. Verder moet er serieus om worden gegaan met geplande onderhoud. Dit wordt zo vaak onderschat.
Je medewerkers moeten ook worden onderhouden. Kennis is een ontzettend krachtig middel. Door bijvoorbeeld verder te investeren in personeel. Denk aan cursussen, trainingen, workshops of opfriscursussen. Ook de werkplekken schoon, geordend en veilig houden is dermate belangrijk. Denk bijvoorbeeld eens aan een clean desk policy.
Optimaliseer je bedrijf op basis van data
Data is altijd al ontzettend kracht geweest. Door veel te meten en te analyseren ben je in staat om betere en weloverwogen beslissingen te maken. Er zijn een aantal manieren hoe je je bedrijfsproces kan verbeteren op basis van data. Eén is bijvoorbeeld bedrijfsproces optimalisatie met Lean Six Sigma.
Lean Six Sigma
Lean Six Sigma is een werkmethode voor het organiseren van kwaliteitsverbeteringen en efficiëntieverbeteringen. Deze methode past goed in het vakgebied van operations management. Verder dient het als een methode om processen systematisch te innoveren. Niet alleen erg handig, maar ook nog eens krachtig dus.
Wanneer ik mij wat aan het verdiepen was in Lean Six Sigma, viel ik op dit artikel over keten- & procesoptimalisatie van Finext. Binnen het P2P-domein verbeteren zij onder andere het bestellen- en betaalproces door middel van een gestructureerde aanpak. Als jullie dit lezen Finext, ontzettend bedankt voor het inzicht in bedrijfsoptimalisatie!
Hoe krijg je de data die je nodig hebt
Er zijn een aantal tools waar je gebruik van kan maken om data te krijgen voor je bedrijfsproces. Zo is er bijvoorbeeld Google Analytics. Dit is een gratis dienst van Google om gegevens van je website te verzamelen en uitgewerkt weer te geven. Het doel van Google Analytics is om je een duidelijk beeld te geven van onder andere de bezoekersstromen, verkeersbronnen en paginaweergaves.
Wanneer je advertenties wilt plaatsen op je website zijn de gegevens van Google Adsense ontzettend prettig. Hier zie je net iets anders dan dat je in Google Analytics hebt. Handig als je afhankelijk bent van advertenties op je website.
Hotjar is ook een ontzettend handige tool. Hotjar is echt een super krachtige analysetool die het onlinegedrag van je webbezoekers toont. Veel mensen gebruiken Hotjar, omdat het een verzameling van analytics tools is die je helpen kwalitatieve data te verzamelen. Daarnaast heeft Hotjar zogeheten heatmaps – ofwel opnames van de sessies van je gebruikers – en conversietrechters. Het kleinste pakket is gratis, net zoals de andere genoemde tools.
Maak gebruik van een planningssysteem
Het is belangrijk om een goed overzicht te hebben in je projecten. Dat zorgt namelijk voor een goede basis voor je bedrijfsproces optimalisatie. Hiermee kan je zien waar je meer kansen uit kan halen in je bedrijfsproces. Hieronder staan een drietal applicaties waar ik mee gewerkt heb door de jaren heen. Mijn persoonlijke voorkeur gaat meestal altijd naar de applicaties van Atlassian. Dus ook ditmaal wint Jira mijn persoonlijke voorkeursrace.
Atlassian Jira
Jira ondersteunt allerlei soorten teams door ze te helpen hun werk te beheren. Jira is ooit gebouwd als een bug- en problementracker. Nu is Jira een werkbeheertool voor allerlei use cases, van vereisten- en testcasebeheer tot agile softwareontwikkeling.
LiquidPlanner
LiquidPlanner heeft een slimme ‘engine’ die erg goed is in voorspellen. Uit vele tests komt LiquidPlanner als beste uit de test, alleen gaat mijn persoonlijke voorkeur naar Jira. Wel heeft LP een fijner prioriteitensysteem en werkt het voorspellen echt heerlijk.
MeisterTask
MeisterTask biedt grote teams een eenvoudige, intuïtieve oplossing voor taakbeheer die kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van je onderneming. Het systeem ziet er ontzettend mooi uit en is ook niet ingewikkeld om onder de knie te krijgen.
Zorg dat iedereen de ‘waarom’ weet
Het is ontzettend belangrijk in je organisatie dat de medewerkers weten waarom ze doen wat ze doen. Zo zullen ze niet de beroerdste zijn wanneer jij – of je stakeholders – je bedrijfsproces graag zou willen omgooien. Anders zullen ze alleen maar tegenstribbelen. Meestal wil iedereen het beste voor de zaak. Vaak zijn medewerkers bang hun baan te verliezen door zo’n optimalisatieproces.
Start with why
Simon Sinek
Laat daarom je medewerkers weten waarom veranderen en optimaliseren zo belangrijk is voor de groei van het bedrijf. Zo vergroot je niet alleen je marktaandeel, maar zal je ook in staat zijn om beter werk en een prettigere ervaring af te leveren voor de klant.
